1. Indique
tres de los posibles errores, que usted considere más importantes a evitar, en
el momento de implementar las nuevas tecnologías en una empresa.
A.- La Internet no se debe concebir
como un suplente de la gerencia. La calidad, productividad y competitividad de
la empresa dependen de una adecuada gestión, donde los diferentes departamentos
deben funcionar como un todo, entre si deben complementarse.
B.- No es recomendable concebir el Internet, como una forma de estar al día. Lo
ideal es acompañar la decisión de una evaluación y de un análisis lo más
detallado posible en torno a las facilidades.
C.- El Internet no sustituye la idea del negocio, los objetivos y metas
que se desea alcanzar con la empresa.
2. Indique
las ventajas que facilitan la instalación de las TIT en las PYME.
a) Las empresas pequeñas y medianas carecen de una burocracia excesiva y ello
facilita el proceso de toma de decisiones.
b) Las micro, pequeñas y medianas empresas operan muy cerca del mercado y los
clientes. Esta característica las dota de una sensibilidad especial para
evaluar el mercado y los cambios que en él se producen.
c) Esta cercanía con el mercado las obliga a dotarse de una flexibilidad de
respuesta y adaptación, de la que en general adolecen las grandes empresas.
Igualmente, esta proximidad con el mercado las prepara para obtener y procesar
información de un modo más rápido.
3. Indique
cuáles son los propósitos de la metodología para implementar las TIT en una
empresa.
a.- Promover el uso de las TIT, pequeñas y medianas
empresas del país.
b.- Dotar al empresario de herramientas que le permitan evaluar las
posibilidades que Internet ofrece a las empresas de menor dimensión.
c. Desarrollar de manera sistemática las distintas fases y procesos que el
empresario, debe considerar para asegurar la instalación exitosa de las nuevas
tecnologías en Internet en la empresa.
d. Elaborar una guía de preguntas que opera como instrumento de auto
diagnóstico. Las respuestas del empresario a las interrogantes planteadas en el
instrumento, va a permitir ubicar a la empresa en el nivel de desarrollo en el
que se encuentra.
e. Facilitar el diseño de la estrategia para la instalación de las nuevas
tecnologías
4.
Indique qué se pretende obtener y analizar con cada una de las fases de la
metodología. Además, especifique que se obtiene de los datos en las encuestas
que usted ha realizado en la empresa. Hágalo por cada encuesta: #1, #2a, #2b,
#3, #4a, #4b, #5a, #5b, #5c, #6a, #6b y #6c.
Existen grandes empresas que se encuentran
conectadas en red y que operan con los máximos niveles en la implementación de
las TIT, por lo que éstas sirven de referencia o de modelo para hacer la
comparación y ejemplificar el objetivo al que se quiere llegar (Benchmarking).
La información que se obtiene permite
identificar los asuntos críticos, las áreas de interés y las posibles acciones
que será necesario desarrollar para superar la situación actual. De este modo
se puede dibujar una aproximación de lo que la empresa debe hacer para
orientarse en el sentido y la dirección que el modelo puede contener y sugiere.
Básicamente los estadios son:
·
Sin infraestructura, desconectada.
·
Con conexión elemental
·
Conectadas, programas básicos, software básico
·
Conectada, aplican software especializado, página web, comercio
electrónico
A través de un proceso de
autodiagnóstico, el gerente podrá determinar la situación actual de la empresa
con respecto a la aplicación de las TIT.
Con el objeto de realizar la evaluación se acompaña cada fase con un cuestionario,
los cuales contienen una serie de
preguntas que el empresario o gerentes deben responder. Las respuestas
obtenidas con la aplicación del instrumento permite situar a la empresa en
alguno de los estadios señalados y detectar cual es el grado de preparación
para hacer uso de las TIT, lo que le permitirá
diseñar un plan de trabajo destinado a incorporar las TIT en la gestión
diaria de la organización, o en su defecto cómo mejorarlas, dado el caso en que
ya tengan parte de la implementación de las TIT en la empresa.
FASE I: Superando barreras. Son los directivos y dueños de empresas los encargados y
responsables de dotar a la empresa de las TIT, por tanto se debe estar seguro
de los beneficios que la misma aporta y de las múltiples oportunidades que
brinda al desarrollo del negocio, ya que si se tienen dudas acerca de ello se
convierte en una de las razones que explica los fracasos y se transforma en
barrera para la instalación de las TIT.
El gerente deberá recolectar la información
necesaria para asegurar una respuesta adecuada. Esto por supuesto, demanda, de
parte del empresario, un mayor conocimiento en torno a las TIT; pero no de
conocimiento especializado en el área, pues ese puede obtenerse a través de
terceros, sino aquel relativo a las consecuencias que la utilización de las TIT
tendrá en la empresa.
La búsqueda sistemática de información,
directamente o a través de terceros, es el paso inicial y una de las primeras
tareas que el empresario debe cumplir al momento de instalar las nuevas
tecnologías o de avanzar hacia estadios superiores en el uso de las mismas. La
búsqueda de información es una actividad de fácil realización, barata y eficaz.
Se recomienda construir un plan de trabajo.
La encuesta
# 01 permitirá al dueño del negocio identificar las
áreas en las que debe concentrar la atención. Si el número de respuestas
negativas excede las positivas, indica que el empresario debe realizar un
esfuerzo mayor y que se encuentre en un estadio elemental con respecto a las
nuevas tecnologías. Además ayuda a conocer el grado de utilización por parte de
la empresa para confeccionar el plan de negocio. En esta fase se va a recabar
detalles de la información, conocimiento, grado de utilización actual y
estrategias de desarrollo en la empresa.
FASE II: La decisión: La decisión de instalar las TIT sobre todo en la primera etapa,
debe estar motivada por un propósito específico y con metas y objetivos
concretos. En cada empresa los objetivos son diferentes y por ello se hace
necesario precisar el alcance y sentido que se persigue.
Las tendencias y preferencias, al menos en la
etapa final, están muy relacionadas con el sector de actividad socioeconómica
en el que se desenvuelve la empresa.
Ciertamente La incorporación de Internet en la
empresa lleva consigo una serie de cambios y ajustes en la organización y de
ello debe estar consiente el empresario. Los impactos se hacen sentir en todos
los ámbitos. En el ámbito físico, en el cultural, en los procesos organizativos
y en la preparación del personal.
La encuesta
02a permite evaluar el grado de conciencia del
dueño o gerente de la empresa con relación a la instalación de Internet y
nuevas tecnologías. En el caso de que prevalezcan las respuestas negativas o
poco, es necesario que el empresario evalúe con mayor detenimiento la decisión.
Para ello se recomienda continuar con la búsqueda de información, completando
la fase I. Si por el contrario predomina las respuestas positivas, se
recomienda acompañarlas con anotaciones específicas de los objetivos, metas y cambios
esperados y previsibles.
FASE III: Caracterización de la situación actual
de la empresa. Evalúa
e identifica la situación de la empresa y
del nivel en que se encuentra va a depender la estrategia que se adopte.
La encuesta
02b va a determinar el estadio o el nivel en el que se
encuentra la empresa.
FASE IV: Evaluar y preparar a la Organización
para la instalación de las TIT. Esta fase se encarga de
evaluar el alcance e impactos del uso de Internet en cada área o función de la
organización. El análisis deberá concentrarse en aquellas áreas que la empresa
ha seleccionado para iniciar el proceso de instalación de las TIT.
Desarrollo de proveedores. Contar con proveedores confiables no es una tarea fácil, ya que existe
gran cantidad en el mercado. Es
importante conocer que la calidad y el precio de los productos y servicios que
consume y que suministran las empresas proveedoras, está asociada con la
calidad y productividad de la empresa.
Por lo costoso que resulta seleccionar proveedores,
las PYMES recurren a intermediarios, por lo que se incrementan los costos y se
le resta productividad a la empresa.
Gracias a las TIT resulta posible superar esta debilidad,
ya que hacen factible reducir de modo ostensible los costos de la búsqueda y
selección de proveedores confiables en todo el mundo. Igualmente, permiten el
contacto directo con las empresas con la cual se reduce y altera la labor de
las empresas intermediarias, las cuales enfrentan el dilema de transformarse,
desvanecerse o desaparecer.
La encuesta
# 03 permite determinar el interés
y motivación de la empresa para instalar Internet, con el fin de establecer una mejor relación
con los proveedores. También permiten establecer la presión que ejercen las
empresas proveedoras para instalar las TIT, así como las facilidades que
proporcionan.
Clientes, publicidad y mercadeo. Es el cliente quien proporciona sentido y justificación a
cualquier empresa; sin él carece de sentido. Por este motivo, la satisfacción
de sus necesidades en términos de calidad, precios, oportunidad de entrega,
etc., adquiere una significación medular para el negocio. El internet ofrece
distintas oportunidades en relación con el cliente, entre ellas:
- Proporciona presencia y visibilidad a la empresa.
- La empresa puede promocionar los productos y servicios a través de
los distintos medios que ofrece Internet, llegando así a cualquier cliente
en el mundo.
- Internet es un excelente mecanismo para que los clientes puedan
enviar sugerencias, hacer reclamos y quejas y, por supuesto, solicitudes
de productos y servicios.
- Las TIT permiten explorar en tiempo real la tendencia de los
consumidores y hacer seguimiento de los cambios en la demanda.
- Por su intermedio es posible desarrollar lo que se conoce como
comercio electrónico. Los clientes tienen acceso a los catálogos de
productos y servicios, comprarlos y efectuar el pago haciendo uso de
medios electrónicos. Por su parte, la empresa verá los pedidos, el pago
efectuado y hará la orden de envío a la dirección del cliente.
- También permite a las empresas, construir la información del
cliente, lo registran por su nombre, diseñan la historia de consumo, el
perfil, características y necesidades.
La encuesta
#4a permite al empresario evaluar
el nivel de satisfacción del cliente, las estrategias de publicidad y de llegar al usuario, lo que determina si se justifica instalar Internet
para mejorar y facilitar su relación con el mercado que atiende.
Capital humano (Talento Humano). Sobre el talento humano recae la responsabilidad y la posibilidad
de añadir valor, procesar y analizar la información y construir conocimiento.
En esta área las empresas de menores dimensiones
exhiben debilidades evidentes. En general, en Venezuela y en el mundo, estas
empresas se encuentran en desventaja al momento de seleccionar y contratar el
talento humano. Las grandes empresas están en capacidad de ofrecer condiciones
y paquetes salariales con las que la pequeña no puede competir y por ello las
primeras contratan los recursos mejor preparados.
La encuesta
4b hace el diagnóstico de la
capacitación y formación que tiene el talento humano en la organización, así
como el conocimiento que tienen de las
ventajas y el impacto que ofrece Internet
a los procesos organizacionales.
Administración y gestión de empresa. El área de gestión y administración de la empresa es un campo
importante para las empresas desarrolladoras de software. Existen desde los
complejos sistemas que utilizan las grandes empresas hasta el más reciente
software específico para las PyME. Las empresas que disponen de nuevas
tecnologías pueden potencialmente usar todas las variedades del software que
hoy están a su disposición, sin necesidad de estar conectadas a Internet.
Las ventajas con la utilización de software e
Internet son básicamente: Fácil manejo del almacén, el inventario, las cuentas
por cobrar y pagar, el pago de nómina y el de los proveedores; Ayuda al manejo
contable y la administración de los archivos de información; Permite un mejor
control sobre los tiempos de despacho, los tiempos de cobranza y pago a
proveedores, el manejo de los esquemas presupuestarios, la información para
llevar la contabilidad de costos, etc; Permite el suministro de información
oportuna y en tiempo real, entre otros.
La encuesta
5a genera el diagnóstico del
margen de aplicación de nuevas tecnologías en la empresa, así como
sistematización de procesos administrativos o de software especializado que utilice.
Información. La información constituye uno de los elementos indispensables
para el diseño de la estrategia y para el proceso de planificación del negocio.
“De la red se puede extraer valiosa información comercial para el análisis de
competidores y el seguimiento de las tendencias”.
La encuesta
5b evalúa el nivel de acceso que
se tiene a la red, con el fin de obtener información de cualquier tipo: legal,
económica, social, etc.
Seguridad. Este es un factor importante a los cuales se le atribuye la
desconexión de muchas empresas. Los
riesgos de pérdida de información son reales y están relacionados con temas
técnicos como desperfectos de Hardware, amenazas de programas y sobre todo con
la administración de la misma. Por esta razón, se han desarrollado soluciones
eficientes tanto en software como en hardware, a fin de evitar o minimizar en
su máxima expresión estos riesgos. Entre
ellos se encuentran los Programas antivirus, programas de seguridad de
Internet, cortafuegos (firewalls), antispam y mecanismos que hacen posible
optimizar los sistemas.
En este sentido, la encuesta 5c determina si la organización posee las herramientas
adecuadas que garanticen la adecuada protección de la información existente en
los equipos.
Cooperación y Asociatividad. Las nuevas tecnologías, en primer plano, facilitan y propician la
creación de redes al interior de la empresa. La conexión de todos los equipos
permite compartir información y equipos, lo que genera beneficios tales como:
Compartir información, Compartir recursos como datos y aplicaciones y Compartir equipos periféricos. La
segunda dimensión de las redes empresariales se refiere a la creación de
enlaces entre empresas.
En otro orden de ideas, la asociatividad no es
más que la asociación con otras empresas, el cual se transforman en un medio y una necesidad.
La agregación de capacidades entre empresas de un mismo ramo facilita la
producción de los volúmenes necesarios para dar respuesta a los requerimientos
del mercado. Por esta vía podrían crearse consorcios empresariales cuyo propósito
central es la penetración de otros mercados. Así como es un mecanismo valioso
para el acceso a las TIT, a través de La
creación de asociaciones empresariales permite hacer uso óptimo de las mismas.
Es por ello que la encuesta 6a se observa si existe el uso compartido de programas
informáticos o la asociación con otras empresas.
Empresas proveedoras de nuevas tecnologías. Es importante que el empresario comprenda, evalúe, conozca y
explore todas las posibilidades que ofrecen las grandes y pequeñas empresas
proveedoras de servicios de telecomunicaciones, en todas sus modalidades, ya
que están interesadas en apoyar el proceso de expansión e inclusión de las
nuevas tecnologías e Internet.
Por tanto la
encuesta 6b evalúa si existe una relación con las empresas proveedoras de
servicios de telecomunicaciones.
Gobierno electrónico y negocios. Los diferentes niveles de la administración pública utilizan
Internet de muchas maneras. Una de esas modalidades esta orientada a acercar la
administración pública al ciudadano: iniciativas y programas, pago de
impuestos, información relativa a normas y ordenanzas, entre otras. Otro de los propósitos es el de
la transformación de los procesos organizativos de los organismos públicos con
el objeto de aumentar la eficiencia y reducir los costos; lo anterior incluye
la creación de mecanismos interactivos, como el de los portales, para que la
sociedad pueda realizar los trámites; y las posibilidades de que los mecanismos
de compra del Estado sean, en principio, mas democráticos y transparentes.
Por tanto, la
encuesta 6c revela si la organización dispone de los beneficios que ofrece
tanto a nivel local como nacional, el Gobierno Electrónico.
- Indique
y explique cuáles son los estadios posibles en el cual puede estar una
empresa en cuanto a la Tecnología (Ver figura #1 y Tabla #4 del tema).
Cada estadio demanda la ejecución de acciones y
medidas particulares que hacen posible pasar a estadios superiores, de un modo
sistemático. En este sentido tenemos los
siguientes niveles:
- Nivel A: La organización no dispone de la Infraestructura, por lo
que se denomina “desconectada”.
- Nivel B: Aquellas organizaciones que cuentan con infraestructura,
pero no disponen de la aplicación de TIT, por lo que igualmente están
desconectadas, pero con los recursos físicos.
- Nivel C: Dispone de infraestructura, está conectada y utiliza los
programas generales y básicos para operar
los procedimientos necesarios dentro de la organización.
- Nivel D: Aprovecha al máximo las posibilidades y utiliza los
programas específicos, por lo que se encuentra en el máximo nivel de
aplicación de TIT y es un modelo a seguir.
CONCLUSIONES
DEL TEMA.
Las empresas requieren ser evaluadas y analizadas,
tanto la situación actual y sus perspectivas futuras, para poder saber el grado
de las necesidades presentes en cuanto a las tecnologías de información,
permitiéndole así la integración dentro de esta área. Esto le facilita a la
empresa saber cuál es la importancia en relación a implementar planes de
negocios, acuerdos con aliados comerciales, estar actualizado con respecto a la
información del internet y a los cambios del marco legal y normativas con la
finalidad de evitar posibles debilidades en el desarrollo de una buena gerencia
empresarial.
