TEMA 7. ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS

1.    Indique tres de los posibles errores, que usted considere más importantes a evitar, en el momento de implementar las nuevas tecnologías en una empresa.

  A.- La Internet no se debe concebir como un suplente de la gerencia. La calidad, productividad y competitividad de la empresa dependen de una adecuada gestión, donde los diferentes departamentos deben funcionar como un todo, entre si deben complementarse.

B.- No es recomendable concebir el Internet, como una forma de estar al día. Lo ideal es acompañar la decisión de una evaluación y de un análisis lo más detallado posible en torno a las facilidades.

C.- El Internet no sustituye la idea del negocio, los objetivos y metas que se desea alcanzar con la empresa.

2.    Indique las ventajas que facilitan la instalación de las TIT en las PYME.

a) Las empresas pequeñas y medianas carecen de una burocracia excesiva y ello facilita el proceso de toma de decisiones.

b) Las micro, pequeñas y medianas empresas operan muy cerca del mercado y los clientes. Esta característica las dota de una sensibilidad especial para evaluar el mercado y los cambios que en él se producen.

c) Esta cercanía con el mercado las obliga a dotarse de una flexibilidad de respuesta y adaptación, de la que en general adolecen las grandes empresas. Igualmente, esta proximidad con el mercado las prepara para obtener y procesar información de un modo más rápido.

3.    Indique cuáles son los propósitos de la metodología para implementar las TIT en una empresa.

a.- Promover el uso de las TIT, pequeñas y medianas empresas del país.

b.- Dotar al empresario de herramientas que le permitan evaluar las posibilidades que Internet ofrece a las empresas de menor dimensión.

c. Desarrollar de manera sistemática las distintas fases y procesos que el empresario, debe considerar para asegurar la instalación exitosa de las nuevas tecnologías en Internet en la empresa.

d. Elaborar una guía de preguntas que opera como instrumento de auto diagnóstico. Las respuestas del empresario a las interrogantes planteadas en el instrumento, va a permitir ubicar a la empresa en el nivel de desarrollo en el que se encuentra.

e. Facilitar el diseño de la estrategia para la instalación de las nuevas tecnologías

4. Indique qué se pretende obtener y analizar con cada una de las fases de la metodología. Además, especifique que se obtiene de los datos en las encuestas que usted ha realizado en la empresa. Hágalo por cada encuesta: #1, #2a, #2b, #3, #4a, #4b, #5a, #5b, #5c, #6a, #6b y #6c.

Existen grandes empresas que se encuentran conectadas en red y que operan con los máximos niveles en la implementación de las TIT, por lo que éstas sirven de referencia o de modelo para hacer la comparación y ejemplificar el objetivo al que se quiere llegar (Benchmarking).

La información que se obtiene permite identificar los asuntos críticos, las áreas de interés y las posibles acciones que será necesario desarrollar para superar la situación actual. De este modo se puede dibujar una aproximación de lo que la empresa debe hacer para orientarse en el sentido y la dirección que el modelo puede contener y sugiere.

Básicamente los estadios son:

·         Sin infraestructura, desconectada.

·         Con conexión elemental

·         Conectadas, programas básicos, software básico

·         Conectada, aplican software especializado, página web, comercio electrónico

A través de un proceso de autodiagnóstico, el gerente podrá determinar la situación actual de la empresa con respecto a la aplicación de las TIT.  Con el objeto de realizar la evaluación se acompaña cada fase con un cuestionario, los cuales  contienen una serie de preguntas que el empresario o gerentes deben responder. Las respuestas obtenidas con la aplicación del instrumento permite situar a la empresa en alguno de los estadios señalados y detectar cual es el grado de preparación para hacer uso de las TIT, lo que le permitirá  diseñar un plan de trabajo destinado a incorporar las TIT en la gestión diaria de la organización, o en su defecto cómo mejorarlas, dado el caso en que ya tengan parte de la implementación de las TIT en la empresa.

FASE I: Superando barreras. Son los directivos y dueños de empresas los encargados y responsables de dotar a la empresa de las TIT, por tanto se debe estar seguro de los beneficios que la misma aporta y de las múltiples oportunidades que brinda al desarrollo del negocio, ya que si se tienen dudas acerca de ello se convierte en una de las razones que explica los fracasos y se transforma en barrera para la instalación de las TIT.

El gerente deberá recolectar la información necesaria para asegurar una respuesta adecuada. Esto por supuesto, demanda, de parte del empresario, un mayor conocimiento en torno a las TIT; pero no de conocimiento especializado en el área, pues ese puede obtenerse a través de terceros, sino aquel relativo a las consecuencias que la utilización de las TIT tendrá en la empresa.

La búsqueda sistemática de información, directamente o a través de terceros, es el paso inicial y una de las primeras tareas que el empresario debe cumplir al momento de instalar las nuevas tecnologías o de avanzar hacia estadios superiores en el uso de las mismas. La búsqueda de información es una actividad de fácil realización, barata y eficaz. Se recomienda construir un plan de trabajo.

La encuesta # 01  permitirá al dueño del negocio identificar las áreas en las que debe concentrar la atención. Si el número de respuestas negativas excede las positivas, indica que el empresario debe realizar un esfuerzo mayor y que se encuentre en un estadio elemental con respecto a las nuevas tecnologías. Además ayuda a conocer el grado de utilización por parte de la empresa para confeccionar el plan de negocio. En esta fase se va a recabar detalles de la información, conocimiento, grado de utilización actual y estrategias de desarrollo en la empresa.

FASE II: La decisión: La decisión de instalar las TIT sobre todo en la primera etapa, debe estar motivada por un propósito específico y con metas y objetivos concretos. En cada empresa los objetivos son diferentes y por ello se hace necesario precisar el alcance y sentido que se persigue.

Las tendencias y preferencias, al menos en la etapa final, están muy relacionadas con el sector de actividad socioeconómica en el que se desenvuelve la empresa.

Ciertamente La incorporación de Internet en la empresa lleva consigo una serie de cambios y ajustes en la organización y de ello debe estar consiente el empresario. Los impactos se hacen sentir en todos los ámbitos. En el ámbito físico, en el cultural, en los procesos organizativos y en la preparación del personal.

La encuesta 02a  permite evaluar el grado de conciencia del dueño o gerente de la empresa con relación a la instalación de Internet y nuevas tecnologías. En el caso de que prevalezcan las respuestas negativas o poco, es necesario que el empresario evalúe con mayor detenimiento la decisión. Para ello se recomienda continuar con la búsqueda de información, completando la fase I. Si por el contrario predomina las respuestas positivas, se recomienda acompañarlas con anotaciones específicas de los objetivos, metas y cambios esperados y previsibles.

FASE III: Caracterización de la situación actual de la empresa. Evalúa e identifica la situación de la empresa y del nivel en que se encuentra va a depender la estrategia que se adopte.

La encuesta 02b va a  determinar el estadio o el nivel en el que se encuentra la empresa. 

FASE IV: Evaluar y preparar a la Organización para la instalación de las TIT. Esta fase se encarga de evaluar el alcance e impactos del uso de Internet en cada área o función de la organización. El análisis deberá concentrarse en aquellas áreas que la empresa ha seleccionado para iniciar el proceso de instalación de las TIT.

Desarrollo de proveedores. Contar con proveedores confiables no es una tarea fácil, ya que existe gran cantidad en el mercado.  Es importante conocer que la calidad y el precio de los productos y servicios que consume y que suministran las empresas proveedoras, está asociada con la calidad y productividad de la empresa.

Por lo costoso que resulta seleccionar proveedores, las PYMES recurren a intermediarios, por lo que se incrementan los costos y se le resta productividad a la empresa.     Gracias a las TIT resulta posible superar esta debilidad, ya que hacen factible reducir de modo ostensible los costos de la búsqueda y selección de proveedores confiables en todo el mundo. Igualmente, permiten el contacto directo con las empresas con la cual se reduce y altera la labor de las empresas intermediarias, las cuales enfrentan el dilema de transformarse, desvanecerse o desaparecer.

  

La encuesta # 03 permite determinar el interés y motivación de la empresa para instalar Internet,  con el fin de establecer una mejor relación con los proveedores. También permiten establecer la presión que ejercen las empresas proveedoras para instalar las TIT, así como las facilidades que proporcionan.

Clientes, publicidad y mercadeo. Es el cliente quien proporciona sentido y justificación a cualquier empresa; sin él carece de sentido. Por este motivo, la satisfacción de sus necesidades en términos de calidad, precios, oportunidad de entrega, etc., adquiere una significación medular para el negocio. El internet ofrece distintas oportunidades en relación con el cliente, entre ellas: 

• Proporciona presencia y visibilidad a la empresa.
• La empresa puede promocionar los productos y servicios a través de los distintos medios que ofrece Internet, llegando así a cualquier cliente en el mundo.
• Internet es un excelente mecanismo para que los clientes puedan enviar sugerencias, hacer reclamos y quejas y, por supuesto, solicitudes de productos y servicios.
• Las TIT permiten explorar en tiempo real la tendencia de los consumidores y hacer seguimiento de los cambios en la demanda.
• Por su intermedio es posible desarrollar lo que se conoce como comercio electrónico. Los clientes tienen acceso a los catálogos de productos y servicios, comprarlos y efectuar el pago haciendo uso de medios electrónicos. Por su parte, la empresa verá los pedidos, el pago efectuado y hará la orden de envío a la dirección del cliente.
• También permite a las empresas, construir la información del cliente, lo registran por su nombre, diseñan la historia de consumo, el perfil, características y necesidades.

  

La encuesta #4a permite al empresario evaluar el nivel de satisfacción del cliente, las estrategias de publicidad  y de llegar al usuario, lo que  determina si se justifica instalar Internet para mejorar y facilitar su relación con el mercado que atiende.

Capital humano (Talento Humano). Sobre el talento humano recae la responsabilidad y la posibilidad de añadir valor, procesar y analizar la información y construir conocimiento.

En esta área las empresas de menores dimensiones exhiben debilidades evidentes. En general, en Venezuela y en el mundo, estas empresas se encuentran en desventaja al momento de seleccionar y contratar el talento humano. Las grandes empresas están en capacidad de ofrecer condiciones y paquetes salariales con las que la pequeña no puede competir y por ello las primeras contratan los recursos mejor preparados.

La encuesta 4b hace el diagnóstico de la capacitación y formación que tiene el talento humano en la organización, así como  el conocimiento que tienen de las ventajas y el impacto que  ofrece Internet a los procesos organizacionales.

Administración y gestión de empresa. El área de gestión y administración de la empresa es un campo importante para las empresas desarrolladoras de software. Existen desde los complejos sistemas que utilizan las grandes empresas hasta el más reciente software específico para las PyME. Las empresas que disponen de nuevas tecnologías pueden potencialmente usar todas las variedades del software que hoy están a su disposición, sin necesidad de estar conectadas a Internet.

Las ventajas con la utilización de software e Internet son básicamente: Fácil manejo del almacén, el inventario, las cuentas por cobrar y pagar, el pago de nómina y el de los proveedores; Ayuda al manejo contable y la administración de los archivos de información; Permite un mejor control sobre los tiempos de despacho, los tiempos de cobranza y pago a proveedores, el manejo de los esquemas presupuestarios, la información para llevar la contabilidad de costos, etc; Permite el suministro de información oportuna y en tiempo real, entre otros. 

     

La encuesta 5a genera el diagnóstico del margen de aplicación de nuevas tecnologías en la empresa, así como sistematización de procesos administrativos o de  software especializado que utilice.

Información.  La información constituye uno de los elementos indispensables para el diseño de la estrategia y para el proceso de planificación del negocio. “De la red se puede extraer valiosa información comercial para el análisis de competidores y el seguimiento de las tendencias”.

La encuesta 5b evalúa el nivel de acceso que se tiene a la red, con el fin de obtener información de cualquier tipo: legal, económica, social, etc.

Seguridad. Este es un factor importante a los cuales se le atribuye la desconexión de muchas empresas.  Los riesgos de pérdida de información son reales y están relacionados con temas técnicos como desperfectos de Hardware, amenazas de programas y sobre todo con la administración de la misma. Por esta razón, se han desarrollado soluciones eficientes tanto en software como en hardware, a fin de evitar o minimizar en su máxima expresión estos riesgos.  Entre ellos se encuentran los Programas antivirus, programas de seguridad de Internet, cortafuegos (firewalls), antispam y mecanismos que hacen posible optimizar los sistemas.

  

En este sentido, la encuesta 5c determina si la organización posee las herramientas adecuadas que garanticen la adecuada protección de la información existente en los equipos. 

Cooperación y Asociatividad. Las nuevas tecnologías, en primer plano, facilitan y propician la creación de redes al interior de la empresa. La conexión de todos los equipos permite compartir información y equipos, lo que genera beneficios tales como: Compartir información, Compartir recursos como datos y aplicaciones y  Compartir equipos periféricos.   La segunda dimensión de las redes empresariales se refiere a la creación de enlaces entre empresas.

  

En otro orden de ideas, la asociatividad no es más que la asociación con otras empresas, el cual  se transforman en un medio y una necesidad. La agregación de capacidades entre empresas de un mismo ramo facilita la producción de los volúmenes necesarios para dar respuesta a los requerimientos del mercado. Por esta vía podrían crearse consorcios empresariales cuyo propósito central es la penetración de otros mercados. Así como es un mecanismo valioso para el acceso a las TIT, a través de  La creación de asociaciones empresariales permite hacer uso óptimo de las mismas.

Es por ello que la encuesta 6a se observa si existe el uso compartido de programas informáticos o la asociación con otras empresas.

Empresas proveedoras de nuevas tecnologías. Es importante que el empresario comprenda, evalúe, conozca y explore todas las posibilidades que ofrecen las grandes y pequeñas empresas proveedoras de servicios de telecomunicaciones, en todas sus modalidades, ya que están interesadas en apoyar el proceso de expansión e inclusión de las nuevas tecnologías e Internet.

Por tanto la encuesta 6b evalúa si existe una relación con las empresas proveedoras de servicios de telecomunicaciones.

Gobierno electrónico y negocios.  Los diferentes niveles de la administración pública utilizan Internet de muchas maneras. Una de esas modalidades esta orientada a acercar la administración pública al ciudadano: iniciativas y programas, pago de impuestos, información relativa a normas y ordenanzas, entre otras.     Otro de los propósitos es el de la transformación de los procesos organizativos de los organismos públicos con el objeto de aumentar la eficiencia y reducir los costos; lo anterior incluye la creación de mecanismos interactivos, como el de los portales, para que la sociedad pueda realizar los trámites; y las posibilidades de que los mecanismos de compra del Estado sean, en principio, mas democráticos y transparentes.

Por tanto, la encuesta 6c revela si la organización dispone de los beneficios que ofrece tanto a nivel local como nacional, el Gobierno Electrónico.

 

5. Indique y explique cuáles son los estadios posibles en el cual puede estar una empresa en cuanto a la Tecnología (Ver figura #1 y Tabla #4 del tema).

Cada estadio demanda la ejecución de acciones y medidas particulares que hacen posible pasar a estadios superiores, de un modo sistemático.  En este sentido tenemos los siguientes niveles:

• Nivel A: La organización no dispone de la Infraestructura, por lo que se denomina “desconectada”.

• Nivel B: Aquellas organizaciones que cuentan con infraestructura, pero no disponen de la aplicación de TIT, por lo que igualmente están desconectadas, pero con los recursos físicos.
• Nivel C: Dispone de infraestructura, está conectada y utiliza los programas generales y básicos para operar  los procedimientos necesarios dentro de la organización.
• Nivel D: Aprovecha al máximo las posibilidades y utiliza los programas específicos, por lo que se encuentra en el máximo nivel de aplicación de TIT y es un modelo a seguir.

 

CONCLUSIONES DEL TEMA.

Las empresas requieren ser evaluadas y analizadas, tanto la situación actual y sus perspectivas futuras, para poder saber el grado de las necesidades presentes en cuanto a las tecnologías de información, permitiéndole así la integración dentro de esta área. Esto le facilita a la empresa saber cuál es la importancia en relación a implementar planes de negocios, acuerdos con aliados comerciales, estar actualizado con respecto a la información del internet y a los cambios del marco legal y normativas con la finalidad de evitar posibles debilidades en el desarrollo de una buena gerencia empresarial.